Privacyverklaring PDA Group bedrijven

Beach Time, City Time en Pex Time zijn distributeur van horloges en sieraden in de Benelux. Tot onze klanten behoren onafhankelijke juweliers, ketens, warenhuizen en (gespecialiseerde) online aanbieders.

Beach Time, City Time en Pex Time besteden hun back office uit aan de verkooporganisatie PDA Group.

De werkzaamheden die hier onder vallen zijn:

  • Logistiek
  • Financiële administratie waaronder debiteurenbeheer
  • Marketing


Administratie
Om onze diensten zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, worden de volgende gegevens van onze dealers in onze administratie opgenomen:

  • Uniek debiteurennummer
  • Naam contact persoon
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer dealer
  • E-mailadres contactpersoon/bedrijf
  • Bankgegevens
  • KVK inschrijvingsnummer

Wij gebruiken een ERP systeem van Unit 4 waarin alle debiteurengegevens staan opgeslagen. Deze informatie staat op een eigen server die in ons bedrijfspand in een afgesloten en beveiligde ruimte staat.

Facturatie
Facturen worden digitaal naar de dealer verstuurd. Dit kan naar een algemeen e-mailadres dan wel naar een speciaal e-mailadres waardoor de dealer de artikelen die op de factuur staan rechtstreeks in zijn voorraadadministratie kan importeren. Op verzoek van een dealer kunnen facturen ook per post worden verstuurd.

Bewaartermijn
Financiële gegevens worden, conform de fiscale bewaartermijn, 7 jaar bewaard.

Incasso
In overleg met onze klant kan voor een (wekelijkse) automatische incasso worden gekozen. Onze financiële administratie incasseert het afgesproken bedrag van de bankrekening van de klant. De klant heeft hier vooraf schriftelijk akkoord gegeven.

Marketing
Op onze server staat, op een aparte harde schijf (p/schijf), een algemene dealerlijst waarin de volgende gegevens zijn opgenomen:

  • Debiteurennummer
  • Naam contact persoon
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer dealer
  • E-mailadres contactpersoon/bedrijf
  • Merk dat door de dealer wordt gevoerd

Voor (marketing)doeleinden sturen wij onze dealers regelmatig per mail:

  • Dealerinformatie per merk
  • Nieuwsbrieven
  • Management brieven

Deze mails worden verstuurd via:

  • onze marketingafdeling
  • zakelijke mailadressen van ons (brand)management en/of directie

Dealers die geen informatie hard copy of digitaal willen ontvangen, kunnen zich uitschrijven via marketing@pdagroup.nl

Het dealerbestand wordt dagelijks bijgewerkt. Klanten die ons via marketing@pdagroup.nl dan wel via hard copy informeren dat zij hun activiteiten stoppen of met een merk stoppen, worden van de mailinglijst verwijderd. Klanten die met een merk starten worden toegevoegd.

Wijzigingen zoals verhuizingen en wisseling contactpersonen worden, na schriftelijke informatie zowel in Unit 4 als op de p/schijf aangepast.

Gedragscode medewerkers PDA Group bedrijven
Werknemers die een zakelijk e-mailadres ter beschikking hebben, worden geacht dit e-mailadres uitsluitend voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Zakelijke informatie (documenten en e-mails) mogen, zonder schriftelijke toestemming van de directie, niet worden doorgestuurd naar een eigen privé e-mailadres dan wel naar e-mailadressen van derden.

After Sales
De PDA Group bedrijven besteden de after sales van hun horloge en sieradenmerken uit aan HSC Nederland. HSC Nederland is een volle dochter van PDA Group BV en hanteert een eigen privacyverklaring die u kunt vinden op www.hscnederland.nl.

Verantwoordelijke entiteit
Beach Time, City Time, Pex Time en HSC Nederland zijn dochterondernemingen van PDA GROUP BV, gevestigd te Zaandam en geregistreerd bij het Handelsregister onder nummer 53505778. De beslissingen met betrekking tot de doelen en middelen van de verwerking van persoons- en bedrijfsgegevens vinden centraal plaats bij PDA Group B.V., die als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoons- en bedrijfsgegevens optreedt.